«الرقابة» تحدد ضوابط حضور اجتماعات حملة وثائق صناديق الاستثمار إلكترونيًا.. هذه التفاصيل

أصدرت هيئة الرقابة المالية برئاسة الدكتور محمد فريد، القرار رقم 225 لسنة 2023 بشأن ضوابط إتاحة استخدام الأنظمة الالكترونية في حضور اجتماعات جماعة حملة وثائق صناديق الاستثمار والتصويت عليها عن بعد.

ويأتي ذلك استكمالا للجهود التي تقوم بها الهيئة لتعزيز حماية حقوق المستثمرين وتمكينهم من مباشرة حقوقهم.

ضوابط استخدام صناديق الاستثمار للأنظمة الالكترونية

كما يتم العمل بهذا القرار عند استخدام صناديق الاستثمار للأنظمة الالكترونية التي تكفل لحملة الوثائق حضور اجتماعاتها وإثبات إجراءاتها والتصويت عليها عن بعد.

كما يجب أن تتضمن الدعوة لاجتماع جماعة حملة الوثائق بيان للآلية التكنولوجية التي سيتم استخدامها في عقد الاجتماع، وكذا التصويت على القرارات.

هذا مع توضيح وسائل الاتصال التي تمكن حاملي وثائق الصندوق من تقديم أي استفسارات خاصة بالاجتماع او الموضوعات المعروضة به أو التصويت عليها.

كما تضمن القرار عددًا من الضوابط والاشتراطات اللازم توافرها لاستخدام النظم الإلكترونية لعقد الاجتماعات والتصويت على القرارات، وهي:

– ضرورة توافر وسائل التأمين والحماية اللازمة لضمان حضور حملة الوثائق القائمين في تاريخ انعقاد الاجتماع، وفقا للثابت بسجل حملة الوثائق لدى شركة خدمات الإدارة بالنسبة لوثائق الاستثمار غير المقيدة بالبورصة المصرية، أو سجلات شركة الإيداع والقيد المركزي بالنسبة للوثائق المقيدة بالبورصة المصرية، مع ضمان السرية عند التصويت على قرارات جماعة حملة الوثائق. وذلك وفقا للمواصفات التي توافق عليها الهيئة.

– السماح بإرفاق مستندات الموضوعات التي سيتم مناقشتها بالاجتماع.

– السماح باطلاع حملة الوثائق على تلك المستندات.

– السماح باستخراج نسخ من التقارير المثبتة لعقد الاجتماع والتصويت على القرارات، وخاصة مستخرج بكشف حضور حاملي الوثائق ونتيجة التصويت على كل موضوع من الموضوعات المعروضة.

وبموجب القرار يجب أن تتضمن النظم الإلكترونية ما يفيد التحقق من هوية حامل الوثيقة الحاضر للاجتماع.

وما يفيد إثبات حضوره، والتأكد من قيام حملة الوثائق المقيدة بالبورصة المصرية بتجميد الوثائق قبل انعقاد الاجتماع بثلاثة أيام على الأقل.

– في حالة التصويت عن بُعد لا يسمح لحامل الوثيقة باستخدام حق الإنابة في التصويت، مع التأكيد على تمكين حملة الوثائق من ابداء الرأي بالتصويت على كل موضوع.

وطرح الاستفسارات بشأنها قبل خمسة أيام عمل على عقد الاجتماع، وكذا اثناء انعقاده، على أن يتضمن النظام ما يمكن المسئولين عن الاجتماع من الرد على الاستفسارات.

وتمكين شركة خدمات الإدارة أو شركة الإيداع والقيد المركزي حسب الأحوال من تغذية النظام الالكتروني ببيانات سجل حملة الوثائق في وقت التصويت على قرارات الاجتماع.

وكذا وقت انعقاده للتأكد من استمرار ملكية حملة الوثائق القائمين بالتصويت وقت انعقاد الاجتماع.

– السماح لحملة الوثائق حال رغبتهم بتغيير الرأي بالتصويت والذي تم قبل انعقاد الاجتماع وذلك أثناء الخمسة أيام التي تضمنها القرار. مع عدم الإخلال بأحقيتهم في الحضور يوم الاجتماع وتغيير التصويت السابق.

وثائق صناديق الاستثمار

وبموجب القرار فإنه لا يجوز عقد اجتماع جماعة حملة وثائق صناديق الاستثمار المفتوحة إلا بعد انتهاء فترة تلقي طلبات الشراء والاسترداد في يوم الاجتماع.

كما يلتزم مراقبي حسابات الصندوق وأمين السر وفارزي الأصوات أثناء انعقاد الاجتماع بإثبات الطريقة التي تم التحقق بها من هوية وصفة حامل الوثيقة .

وكذلك وعدد الوثائق التي يحق له التصويت بموجبها عبر النظام الالكتروني.

وألزم القرار صناديق الاستثمار بتسجيل مناقشات اجتماع جماعة حملة الوثائق على أحد الوسائط الالكترونية.

وتكون تلك الوسائط بمثابة وثيقة معدة على مسئولية الشركة.

ويتم إرفاقها بمستندات التصديق على محضر الاجتماع، ويتم اعلان نتيجة التصويت على القرارات وفقا للثابت بسجل حملة الوثائق في وقت الاجتماع.