مقال …. مهارات التواصل في بيئة الأعمال وبناء شبكات العلاقات المهنية 

د. مرڤت منير – مدير التطوير المؤسسي وإدارة الموارد البشرية شركة فريدال  

 

س. لماذا تم إختيار هذا الموضوع ؟ وما سبب ربط مهارة التواصل في العنوان ببناء شبكات العلاقات؟ وما تأثير هذا البناء على نجاح الأعمال؟ 

أولا: تم إختيار هذا الموضوع رغم أنه قتل بحثا وقولا، وتم الحديث فيه من جميع المختصيين، وتوجد به دورات تدريبيه مجانية على الإنترنت وفي أماكن لها إسمها المعتمد، لأنه لا يزال السهل الممتنع الذي يمكن أن يحسن من العلاقات الفردية والمهنية والعلاقات الدولية أيضا حتى وهي تحتوي على العديد من التحديات أو يدمرها تماما رغم عدم وجود مشكله حقيقية سوى عدم القدره على التواصل السليم! وأستطيع أن أؤكد من منطلق خبرتي في الشركات الدوليه والمحليه بجميع أنواعها كمسئول مباشر أو خبير إستشاري أن مهارات التواصل المهني الفعال في معظم الأعمال التجارية ما زال بعيدا جدا عن المطلوب. 

ثانيا: ترتبط دورة التواصل بوجود عدة أطراف لكي يتم نقل المعلومات بينهم وتحقيق المطلوب. قد تكون هذه الأطراف أفراد علاقتهم شخصية أو مهنية أو تكون مؤسسات أو دول. كلما كانت العلاقات بين هذه المجموعات والشبكات البشرية محدده مسبقا ومتفق عليها ولها إطار موضوعي ومهني وصحي تم تحديده مسبقا كلما كانت نسبة نجاح هذا التوصل أعلى. 

إذا عدنا لعالم الأعمال التجارية بجميع التداخلات الموجوده بين شبكات العلاقات الداخليه والخارجية لأصحاب المصلحه، يتضح لنا إنعكاس ذلك على نجاح الأعمال. 

وهنا يحضرني مثال عن علاقة مهنية جرت العاده أن تكون صعبه أو غير مريحه بين المدير المالي وبعض مديري الإدارات الأخرى، حيث يرى المدير المالي أن جزء من نجاح مهمته يعتمد على توفير السيولة النقدية للشركة، وقد يأخذ بعض القرارات لتحقيق سواء بتأخير دفع إلتزامات الشركة أو الإستعجال في تحصيل مستحقاتها مثلا، وهو ما يعتبر تعارض مع سياسات بعض مديري إدارات أخرى. 

إذا لم يتم التواصل الفعال معه من مديري الإدارات المعنيه مثل المشتريات أو المبيعات لتوصيل رسالة توضح أهمية مصروف مطلوب أو الموافقة على تأجيل المطالبه بمستحقات الشركة لدى عميل ما مثلا، سوف يحدث هنا خساره ما. 

دعونا نتصور مشهدين للتواصل، الأول: أنه لا يوجد تحديد لأدوار كل منهم أو لميثاق الأخلاق المهنية أو لمنهجية طلب المصروف مثلا وتوضيح خطواته من خلال قنوات إتصال واضحه لها قواعد محترمه، وتم التواصل شفهيا وبإستخدام كلمات إستفزازية أو غير مهنيه أو ساخرة أو هجومية من أي طرف للأخر. أتوقع أن يتم وقف الصرف للمورد أو مطالبة العميل بما عليه من متأخرات دون النظر عن المردود السئ على الشركة. 

والمشهد الثاني هو العكس تماما بما يحتوي من علاقات زماله متحضرة داخل إطار مهني واضح يتم نقل الرساله فيه بين الأطراف ذات العلاقة بمنهجيه مهنيه تحقق مصالح جميع الأطراف. 

 

س: ما هي الأسس السريعه التي تريدين أن تذكري بها القراء لبناء شبكات العلاقات المهنية وإنجاح عملية التواصل وتحقيق الفائده المرجوه منها؟ 

تعد القدرة على تطوير شبكة من “صداقات العمل” والحفاظ عليها مهارة بالغة الأهمية لكل مهني في إنجاز المهام بشكل أكثر فعالية. الأشخاص الذين يتمتعون بهذه المهاره لديهم نقاط قوة مختلفة نتيجة أنهم يتعلمون من شبكة علاقاتهم، ويستخدموها  من أجل المنفعة المتبادلة مما يؤدي لتحقيق النجاح في حياتهم المهنية، ولهم أيضا دور إيجابي في نجاح الآخرين. 

من المهم أن نكون مهذبين وأن نتحلى بالأخلاق الحميدة أثناء أي تواصل، ومن المهم أيضًا اتباع منهجية منظمه للتواصل، في جميع القنوات المتاحة، سواء بشكل مكتوب مثل رسائل البريد الإلكتروني، والعروض التقديمية، أو بشكل شفوي مثل المحادثات التليفونية والإجتماعات وحلقات المناقشات وخلافه. 

وهنا أوصي بالإهتمام بالعناصر الأساسية الخاصة بدورة الإتصال وما يمكن أن ينجحها أو يفشلها من تصرفات وأفعال كما يتضح من النموذج والجدول التالي: 

سواء كنت متحدثًا أو مستمعًا أو كاتبًا أو قارئًا ، فأنت مسؤول عن التأكد من توصيل الرسائل بدقة. انتبه للكلمات والأفعال، واطرح الأسئلة ، وراقب لغة الجسد. سيساعدك كل هذا على ضمان قول ما تعنيه والاستماع إلى المقصود. 

س: هناك حالات خاصة للتواصل يجب الإنتباه فيها أكثر وإختيار إستراتيجية مناسبة لإتمام عملية التواصل بفاعلية وكفاءه، ممكن أمثله؟ 

– عند التعامل مع أصحاب العقول الجامده غير المرنه
– التواصل خلال الأزمات
– عند التعامل مع النقد غير البناء
– عند التعامل مع التعليقات غير المنطقيه
– التعامل مع العملاء الغاضبين
– التعامل مع أشخاص لا تحبهم شخصيا
– التعامل مع أشخاص تعرف أنهم لا يحبوك
– محاولة تغيير رأي الآخر بعد إنطباع اول كان سئ
– إذا كانت الرساله طويله جدا
– إذا كانت الرسالة قصيره جدا

س: ما هي أكثر الأخطاء الشائعة عند التواصل؟ 

ارتكاب أخطاء في التواصل (على سبيل المثال) إرسال بريد إلكتروني بالخطأ قد يبدو مجرد خطأ مهني، و يمكن أن يكون له أبعاد أكثر خطورة تؤدي لخسارة العملاء مثلا. 

1) عدم الإستعداد
2) عدم تعديل عملك
3) إرسال رسائل غير واضحه وإفتراض أنها مفهومه للمستقبل
4) توصيل أخبار سيئه
5) إختيار قناه غير مناسبه لنقل المعلومه أو إرسالها
6) عدم الرد على الرسائل التي تحتاج لتغذية مرتده فوريه أو قبل التنفيذ
7) التواصل بنفس المنهجيه مع جميع المستويات الإدارية والعمرية والثقافيه

س: والأن ما هي النصائح التي قد تكون مفيدة للتواصل ويمكن إستخدامها كقائمة مراجعة لزيادة إحتمالية نجاح تلك العملية؟  

• الإختصار في نقل المعلومه 
• إعطاء المعلومات بشكل متكامل  
• الإعتماد على المعلومات الموثقة ذات المرجعية 
• إعطاء المعلومات بصوره مهذبه لا تحتوي على كلمات نابيه، هجومية، ساخره أو سلبية ومحبطه (خاصة إذا كنت تعتقد أن الرسالة قد يساء فهمها). 

** قبل أن نبدأ في التواصل، نتوقف قليلا لتكتشف ما نريد قوله ولماذا. لا تضيع الوقت في نقل المعلومات غير الضرورية – ولا تضيع وقت الأطراف الآخرى أيضًا. قول المزيد قد يؤدي لإرباك المستقبل. 

• وضوح الهدف والكلمات المستخدمه  
• عدم إخفاء معلومات هامه بهدف الإحتفاظ بمركز أكثر تميزا 
• التأكد من تماسك السياق 

عندما تعرف ما تريد قوله، قرر بالضبط كيف ستقوله، فأنت مسؤول عن إرسال رسالة واضحة وموجزة. 

وأخيرا، من الهام جدا تنمية مهارة الإستماع الجيد وفهم لغة الجسد من حركات مختلفه وإشارات العيون ونبرة الصوت.